會議管理：提高企業(yè)效率重要手段

 

  張獻忠/文

會議是企業(yè)管理的一種手段，有著重要的示范效應(yīng)和傳導(dǎo)效應(yīng)。會議的效率往往決定和影響著企業(yè)的管理效率和經(jīng)營效果，同時，它還對健康向上的企業(yè)文化形成具有重要的推動作用。

毋庸諱言，現(xiàn)實工作中由于以會議代替工作、以會議代替執(zhí)行現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而導(dǎo)致企業(yè)工作執(zhí)行不到位、責任不落實、失誤不追究事件時有發(fā)生。究其原因，這是長期以來人們對會議成本意識缺失管理的一種疾病，更是企業(yè)管理浮躁現(xiàn)象的一種體現(xiàn)。一寸光陰一寸金，在現(xiàn)代社會中，由于競爭的嚴酷性和環(huán)境的復(fù)雜性，時間對身負企業(yè)發(fā)展重任的企業(yè)高級管理人來講更顯得寶貴。企業(yè)為解決現(xiàn)實中存在的一些**重要、**突出的管理和經(jīng)營問題，通過開會的形式匯聚管理層的思想和智慧、形成統(tǒng)一的認識和意志，繼而進行步調(diào)一致的行動，無疑是必須和必要的。但是，如果企業(yè)把有關(guān)人員集中起來，頻繁地開會，**終又議而不決、決而不行，甚至行而無果，那么會議的成本就太昂貴了，這就像魯迅先生所說的無異于謀財害命。

因此，加強會議管理、提高會議效率非常重要，它是提高企業(yè)管理效率的一個重要手段，我們有必要對其進行科學(xué)研究，加以認真對待。筆者認為，對企業(yè)來講，不同的會議應(yīng)有不同的要求。對于務(wù)虛會、表彰會、研討會等筆者暫且不講，單說那些解決企業(yè)管理中存在突出矛盾和問題的會議，對于這類會議要格外予以重視和進行要求，有必要制定基本的會議規(guī)定和流程。第一要明確會議議題。每個會議事先都要做到議題明確，議題內(nèi)容要集中，議題不能過多，內(nèi)容不要分散，這往往是會議成功的關(guān)鍵。第二要選好參加人員。必須選擇那些與會議議題有緊密聯(lián)系的人員、對解決問題有用的人員，范圍不宜過大，要體現(xiàn)關(guān)聯(lián)性和有用性，必要的時候要體現(xiàn)集思廣益性。第三要事先準備。古人云“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”開會的過程往往就是“運籌帷幄”的過程，因此，對每個參加會議的人員要提前明確告訴他們會議的議題，要求他們準備發(fā)言提綱，做到有的放矢、言之有物，這是提高會議質(zhì)量和效率的核心。第四要規(guī)定發(fā)言時間。時間決定效率，要根據(jù)議題的權(quán)重，根據(jù)各個參會人員的工作關(guān)聯(lián)度，對出席會議的人員發(fā)言分別控制在10分鐘至30分鐘以內(nèi)，培養(yǎng)與會者在較短時間里輸出較大信息量的效率習(xí)慣。第四要確定節(jié)點。節(jié)點就是計劃，會議要對議題有解決的具體措施和時間要求，要服從市場競爭和企業(yè)全局工作的要求，就像軍事上的每次戰(zhàn)役對關(guān)鍵戰(zhàn)斗的部署和要求一樣，為了全局必須按節(jié)點完成工作任務(wù)。第五要落實責任。落實是召開會議的出發(fā)點，是把決策變?yōu)樾袆拥年P(guān)鍵環(huán)節(jié)。每次會議，必須把具體任務(wù)和節(jié)點準確無誤地落實到具體責任單位和責任人，做到不落實的會議不開。第六加強督辦。毛澤東同志講過，抓而不緊等于不抓。督辦是抓好會議落實的重要手段，是落實工作的關(guān)鍵途徑。對關(guān)鍵性的工作，必須盯住不放、抓住不松，直到抓出成效、達到目的為止。

總之，我們要通過不斷創(chuàng)新會議管理，做到抓準矛盾，議而立決，措施得當，行動果斷，責任落實，督辦有力，保證效果。只有這樣才能保證會議的成效，推動企業(yè)管理效率不斷提高。

 

 

發(fā)表于 @ 2008年07月30日 15:41:00 |點擊數(shù)（）

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